Klantcase Hillfloor Group

Hoe zorg je er als groothandel voor dat je grip houdt op voorraad, verkoop en klantinformatie, zonder dat je verstrikt raakt in losse systemen of handmatig werk? Voor Hillfloor Group uit Genemuiden, specialist in vloerproducten, ligt het antwoord al ruim dertig jaar bij Prima Software.

Hillfloor Group is een groothandel die zich richt op de ontwikkeling, marketing en verkoop van vloerproducten. Het bedrijf produceert zelf niet, maar ontwikkelt en positioneert de volledige collectie in eigen beheer. Daarmee kan Hillfloor Group zijn strategie volledig zelfstandig bepalen en nauw samenwerken met architecten, die vaak de doorslag geven in de materiaalkeuze voor projecten. “Architecten weten precies wat de vraag is en wat belangrijk is in een project. Wij kunnen daar met onze kennis en producten direct op inspelen.”

Voorraadbeheer is een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering. Hillfloor Group werkt met batches en rolnummers, waardoor iedere order efficiënt en foutloos verwerkt wordt. “Wanneer een order binnenkomt, wordt er automatisch een pakbon gegenereerd met het juiste rolnummer. Zo benutten we onze voorraad optimaal en voorkomen we dubbel gebruik.” Het magazijn van 7.000 m² is ingericht op basis van omzetsnelheid en vaste voorraadposities, zodat altijd duidelijk is hoeveel er op voorraad is, wat onderweg is en wat opnieuw besteld moet worden. Dit is essentieel, zeker omdat productie- en levertijden vaak tot twaalf weken kunnen oplopen.

Waar vroeger veel met de hand werd bijgehouden, draait inmiddels alles via Prima Software. Al sinds 1995 gebruikt Hillfloor Group het pakket, dat door de jaren heen is uitgebreid met onder andere Speedworks, B-Manager, Power BI en het order portal. “Het grote voordeel is dat we alles uit één bron halen. Daarmee hebben we onze boekhouding, sales en voorraad op orde. Iedereen ziet alleen de onderdelen die relevant zijn.”

Het systeem wordt bovendien ervaren als eenvoudig en gebruiksvriendelijk. “Met twee of drie klikken hebben we de informatie die we nodig hebben. Dat scheelt enorm veel tijd.” Ook onderweg biedt Prima voordelen. “Als we bij een klant voor de deur staan, kunnen we in vijf minuten de omzet of orderhistorie bekijken. Dat is ontzettend praktisch.”

Naast gebruiksgemak speelt ook de flexibiliteit van het systeem een grote rol. Nieuwe modules kunnen eenvoudig worden toegevoegd, waardoor Prima meegroeit met de wensen van het bedrijf. Ook de samenwerking met VWC en Prima Software wordt zeer gewaardeerd. “Wij vinden het belangrijk om korte lijnen te hebben. Eén vast contactpersoon die weet wat er speelt en snel kan schakelen.”

Voor Hillfloor Group is Prima Software inmiddels onmisbaar geworden. “Het pakket is eenvoudig, overzichtelijk en schaalbaar. Minder klikken, sneller werken en effectiever ondernemen, dat is wat Prima ons brengt.”